협업툴 추천⎢문서 작성, 왜 어려울까?

기록의 역사

‘기록’이라는 행위는 인류 역사가 시작된 이후로 지금까지 이어온 전통적이고 고전적인 지식 관리 활동입니다. 문자가 없던 선사 시대에도 벽화의 형태로 기록은 존재했습니다. 심지어 현대 기성세대가 늘 입에 달고 사는 “요즘 것들은 버릇이 없다”는 말조차 기원전 수메르의 점토판에도 똑같이 기록돼 있다는 사실!

인류가 세월을 관통하는 공감대를 형성해오고, 습득한 지식을 후대에도 전할 수 있던 까닭은 바로 끊임없는 ‘기록’이 있었기 때문입니다.우리는 일상에서 수많은 ‘기록’을 행합니다. 가장 보편적인 기록의 방식은 ‘글쓰기’입니다. 글쓰기 자체를 업으로 삼지 않더라도, 우리는 필연적으로 글쓰기를 자행합니다.

문서와 메모의 차이

가장 단순한 형태의 글쓰기는 ‘메모’입니다. 오늘 저녁 식탁을 위한 장보기 목록을 적기도 하고, 이번 주 내로 끝내야만 하는 To do list를 적기도 합니다. 아니면 오늘 아침에 봤던 맘에 드는 아티클을 읽고 어떤 부분이 좋았는지 따로 적어보기도 하죠. 좀 더 형식을 갖추고 완성도 있는 형태의 글쓰기는 ‘문서 작성’입니다.

‘문서’라는 형태를 갖춘 글은 보다 더 공적인 파워를 갖게 됩니다. 학교나 직장에서 상사(혹은 교수)에게 제출하여 성과를 평가받기도 하고, 나만의 인사이트를 잘 녹여낸 아티클로 퍼스널 브랜딩을 할 수도 있습니다. 이처럼 하나의 문서가 우리에게 가져다주는 효용은 매우 많습니다. 그런데 왜 우리는 문서를 작성하는 걸 어려워하는 걸까요? 필자가 정의내린 나름대로의 답은 아래와 같습니다.

1. 자신의 기억력을 과신하지 말자.

“찾았던 자료를 또 찾고, 다시 찾고… 왜 이렇게 자주 까먹지? 내 기억력이 좋지 않은 편인가?” 그렇지 않습니다. 그저 당신은 사람의 기억력을 과신했을 뿐입니다. 사람의 머리로 기억하고 있는 지식은 언젠가 휘발되기 마련입니다. 좋

은 아이디어를 떠올리는 것만큼 중요한 것은 아이디어를 기록하는 일입니다. 회의 시간에 아무리 좋은 Agenda가 논의 되고, 혁신적인 Action Item이 도출된다고 해도, 이를 기록하지 않으면 실제 Action(행동)까지 이어지기 어렵습니다. 그렇기 때문에 우리는 서기를 지정하고, 회의록을 작성합니다. 정말 문서를 잘 쓰고 싶다면, 기록하는 습관은 필수적으로 함양해야 합니다. 또한, 일련의 기록 활동을 도와줄 수 있는 적절한 도구를 찾는 것도 큰 도움이 됩니다.

2. 글쓰기도 시스템이 필요하다.

기록을 꾸준히 하는 것만으로는 문서 작성에 대한 어려움을 100% 해소하기 어렵습니다. 문제는 우리의 글쓰기가 체계없이 이뤄지고 있다는 것입니다. 이는 글을 쓰기 전 단계인 리서치와, 리서치한 자료를 관리하는 단계부터 시작됩니다. 아무리 좋은 자료라도 어떻게 활용할 것인지 의미를 부여하지 않는다면 그 자료는 언젠가 휘발되고 사장되기 쉽습니다.

관건은 문서와 문서 간 관계성

이제는 이 자료가 어떻게 문서와 연결을 시킬 것인지 직접 관계성을 설정하는 작업이 필요합니다. 글을 직접 작성하는 단계는 그 다음이죠. 문서 작성은 글을 써 내려가는 행위 그 자체에 국한되어서는 안됩니다. Data-driven하게 변해가는 현 시대에서는 다양한 정보와 수 많은 Context를 쉽게 접할 수 있습니다.

하지만 오히려 너무 많은 정보가 우리를 괴롭게 하기도 합니다. 이메일, 메시징 앱, 로컬 드라이브, 클라우드 저장소 등 온갖 데이터 산을 오가며 필요한 자료를 찾느라 시간을 허비하는 경험은 누구나 한 번쯤 겪어봤을 것입니다. 이제는 많은 양의 정보만으로는 경쟁력을 갖기 어렵습니다. 경쟁력 있는 글은, 정보 간의 관계를 어떻게 파악하고 활용하는가에 달렸습니다.  

Yeokyung / Marketer