최근 트위터나 마이크로소프트 같은 Tech-giant들이 ‘영구적 리모트 제도 도입’을 공표했죠. 사실, 전 세계의 직장인들이 코로나로 인해 리모트 근무 혜택을 맛본바(!) 영향력 있는 대기업들이 앞다투어 영구적으로 재택근무 옵션을 전사 도입하는 것은 꽤 예상 가능한 행보였던 것 같습니다.
그런데 여기서 문제는, 아마 다른 대기업들도 인재 채용을 위해 이런 트렌드를 따르게 될 것이고 점점 피라미드의 아래층으로 내려와 스타트업들에도 더는 ‘옵션’이 아니게 될 것이라는 점입니다. 그래서 지금 당장 닥친 일들을 처리하는데도 버거운 저희 같은 작은 팀들도 이제 임시방편으로서의 리모트 근무가 아닌, long-term으로 리모트 근무를 염두에 두고, 전사적으로 효율성을 극대화 할 수 있는 ‘우리 팀에 맞는 툴들의 조합’을 찾아, 우리의 일하는 방식을 잘 지킬 수 있도록 반드시 지금부터 고민하고 준비해야 합니다.
그렇다면, 어떻게 우리 팀에 맞는 최상의 생산성/협업 툴들을 잘 선택할 수 있을까요? 🧐
툴 사용에 있어 우리 팀에게 가장 중요한 영역을 파악하라.
협업 툴은 시장에 이렇게나 많이(!) 나와 있습니다. 그러나 문제는, 시장에 나와 있는 어떠한 유명한 툴도 모든 영역을 커버하고 있지는 않다는 것입니다. 그래서 그저 유명하고 많이 들어본 툴들을 무턱대고 도입하게 되면 막상 우리가 필요한 영역을 그 툴이 커버하지 않아 아쉬운 경우가 많습니다. 그래서 ‘어떤 툴’을 쓸까를 고민하기에 앞서, ‘우리가 어떤 부분에서 협업 툴의 도움이 가장 필요한가?’를 먼저 고민해 보기를 추천합니다. 그리고 가장 필요한 그 영역에 있어서만큼은 all-in-one 툴로 커버하지 말고, 그 분야만 커버하는 툴을 선택하세요.
저희 팀(사, 개, 디, 마 직군이 다 모여있는, 총 5명)의 경우, 우리 회사의 특성상 다음과 같은 분야들을 정확하게 커버해줄 툴들이 필요하다는 결론을 내렸습니다:
1. 사업계획서를 공동작업하는 경우가 많기 때문에, 최종 산출물로서의 문서를 공동 작업할 수 있는 문서 툴 = Google Docs
2. 전사 회의가 많기 때문에 빠른 작성과 손쉬운 공유가 가능한 문서 툴 = Notion
3. 프로젝트 단위의 큰 태스크 보다는 작은 태스크들이 많으므로, 리스트 형 태스크 툴 = Asana
4. Over-communication(을 지향하므로)에 가장 적합한 메시징 툴 = Slack
5. 제품 기획이 전사적으로 이루어지므로, 공유와 사용법이 쉬운 디자인 협업 툴 = Figma
저희는 문서 작업이 굉장히 많은 팀이라, ‘문서 작업’을 저희의 메인 영역으로 잡아보았습니다. 만약 문서기반 협업이 별로 중요하지 않은 팀이었다면, 문서 툴을 따로 적지 않고 문서 기능이 부수적으로 들어가 있는 다른 툴을 저희의 메인 툴로 삼았을 수도 있었을 것 같습니다.
사실 처음에 저희는 저희에게 가장 중요한 영역이 ‘문서’라는 사실을 간과해서 all-in-one 툴로 유명한 Click-up이라는 서비스를 써보았습니다. 태스크 관리와 일정 관리, 그리고 문서 협업까지 가능한 툴이었습니다. 그러나, 시간이 지날수록 Click-up의 문서 공동작업 기능이나 공유 기능, 그리고 최종 산출물로서의 문서 작업 불가 등의 사항들이 우리의 문서 협업에 관한 필요를 채워주지 못한다는 확신이 들어, 한 툴에서 Monday.com + Google Docs로 갈아타게(?) 되었습니다 (그 후에는 비슷한 이유로 Asana + Notion + Google Docs 조합으로 또 갈아타서 지금은 정착 중입니다). 만약 최종 산출물로서의 문서 공동 작업이 많이 없는 팀이었다면, Click-up의 문서 기능만으로도 충분히 불편함을 느끼지 못했을 수 있었을 것입니다.🤔
사실 이외에도, 저희를 거쳐 간 툴들은 아주 아주 많습니다. 대충 적어만 보아도, Click-up 외에도 Coda, Trello, Bit.ai, Monday.com, Calendly 등등 아주 많습니다. 그러나 결국 ‘누구에게나 절대적으로 좋은 툴’이 존재한다기보다는, 우리 회사의 니즈에 맞춘 툴이 ‘좋은 툴’ 임을 깨달았습니다.
저희와 같은 시행착오를 줄이기 위해, 다음과 같은 네 가지의 요소를 고려해 보시길 추천해 드립니다:
1. 우리 팀에서 가장 많이 일어나는 루틴을 파악하고 (i.e. 잦은 회의, 빈번한 태 스크 생성, 최종 산출물 기반의 문서 협업)
2. 우리팀이 지향/지양하는 것 (i.e. over-communication)
3. 팀원들이 중요하게 생각하는 포인트(i.e. 사용법이 쉬워야 함)
4. 우리가 주로 다루는 프로젝트의 life-cycle (i.e. 짧고 단발성 있는 태스크가 많음)들을 잘 파악해서, 우리 회사가 꼭 필요로 하는 협업 툴 분야를 먼저 정해보시기 바랍니다.
적극적으로 알아보고 비교하라.
우리에게 중요한 분야를 정했다면, 이제부터 할 일은 아직 전환 비용이 너무 크지 않은 때에, 혹 가능하다면 끊임없이, 해당 분야 내에서 우리에게 더 맞는 서비스를 찾아내는 것입니다.
생산성/협업 툴을 기획하는 입장에서, 저희 팀은 시장에 나와 있는 수많은 툴들을 써보았지만, 각 서비스가 정말 세밀한 차이로 차별화가 되어있다는 생각이 들었습니다. 그런 면에서, 개인적으로 이 시장은 시장의 파이가 크고 고객의 페르소나도 다양한 만큼, 각 고객 니즈의 조합이 너무나 다양하고 취저(취향저격)가 상당한 부분을 차지하기 때문에 한두개가 독식하기보다는 잘나가는 플레이어들이 두루두루 많은 것이 아닌가 싶기도 합니다.
그렇기에 틈틈이 우리 팀이 지금 쓰는 툴의 경쟁사를 비교해서 각 툴의 데모 영상을 찾아보고, 가능하다면 1:1 데모 세션을 신청하거나 온라인 데모 웨비나에 참석해 보는 것을 추천합니다.
저희도 이미 슬랙을 쓰고 있지만, 지난주 콜라비팀에 1:1 데모 세션을 신청해서 설명을 듣고, 직접적으로 슬랙보다 나은 것이 어떤 부분인지 여쭤보면서 슬랙과 비교해보는 시간을 가졌는데요. 20분의 시간 동안 확실히 그동안 콜라비 홈페이지에서 본 것보다 10배 이상으로 콜라비의 장단점에 대해서 더 잘 알게 되었습니다. 한 번 쓰기 시작하면 나중에 되면 바꾸기 쉽지 않으니, 20분의 시간을 투자해서 우리 팀의 일하는 방식을 더 잘 세워줄 수 있는 툴을 고르게 된다면, 꽤 이득이지 않을까요?!
특히 요새는 비대면 바우처 사업이 진행 중이니, 저희처럼 수요기업에 신청하셔서 부담 없이 여러 서비스를 이용해보시기에 정말 좋을 것 같습니다.
자, 이제 같은 분야의 여러 서비스에 대해 조금 파악이 되셨다면, 우리 팀의 상황과 성향에 더 알맞은 옵션이 무엇인지 알기 위해 세부적인 차이점을 두고 비교해 볼 수 있겠죠?
예를 들어, Notion으로 태스크 관리를 하려니 러닝 커브가 높을 것 같고 개인마다 정의하는 태스크 관리에 포함되는 영역이 달라서 방법을 통일시키기 어려울 것 같다면, Asana나 Brief처럼 등록할 수 있는 태스크에 대한 variation이 없고 심플한 UI로 러닝 커브와 자잘한 것에 신경 써야 하는 일을 줄여 팀원들이 중요한 작업의 우선순위를 정하고 집중할 수 있도록 시도해 볼 수 있겠죠.
반대로, ‘우리 팀은 태스크 관리에서 customization이 중요하고, 이미 문서 협업을 위해 Notion을 쓰고 있는데, 최대한 사용하는 툴의 수를 줄이고 싶다’ 라면, Notion으로 태스크 관리를 하는 것이 더 적합할 것입니다.
이러한 과정에 있어 꼭 팀원들의 의견을 물어보고 가능하다면 후보군에 있는 툴들을 팀원들과 함께 테스트용으로 잠시나마 사용해 보실 것을 권장합니다. 팀원이 소수일 때는 각자에게 편한 방법을 한번 돈을 내고 쓰기 시작하고 데이터가 쌓이면, 시간이 너무 지난 후에는 다른 서비스로 옮겨가기엔 너무 큰 전환 비용이 들 수 있으니까요…!
3. 최종 선택 전, 체크하라.
1. 선택한 툴이 기존에 우리 팀이 쓰고 있던 ERP나 CRM 시스템 등과 연동이 잘 되는지 알아보기.
2. 선택한 툴들의 조합으로 작업 흐름 플랜(work flow plan)을 짜보고, 이 새로운 작업 흐름 플랜이 현재의 것보다 효율적인지 생각해보기.
3. 선택한 툴들의 조합으로 어떤 이득을 얻을 수 있으며, 이러한 이득이 우리가 가장 중요하다고 생각하는 것이 맞는지 점검해보기. 좋은 생산성/협업 툴의 조합으로 얻을 수 있는 것들은 꽤 많지만, 대표적으로 아래와 같은 요소들을 생각해 볼 수 있습니다: 시간 절약, 효율적인 자료 정리, 팀 워크 향상, 프로젝트 관리 향상
지금까지 작은 회사들이 영속적인 비대면 업무에 대비하기 위해 지금부터 할 수 있는 ‘우리 회사에 맞는 협업 툴 찾는 방법’에 대해 함께 알아보았습니다. 협업 툴이라고 하면 대부분의 경우 ‘메시지, 화상회의’ 정도로만 두루뭉술하게 생각해서 우리 회사의 업무의 효율성을 높여줄 서비스들을 제대로 찾아보지 않아 여전히 비효율적으로 일하는 회사들이 많은 것 같습니다. 이미 기업들에 필요한 거의 모든 분야의 서비스들이 아주 많이 시장에 나와 있으니, 모든 스타트업들이 꼭! 지금부터 우리 회사에 맞는 툴을 찾아내어, 어쩌면 영속될 수도 있는 비대면 근무 시대를 잘 준비하고, 더 나아가 튼튼한 조직력을 갖추게 되길 바랍니다.
Dahae / Marketer
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