우리는 일상에서 MS워드와 한컴오피스 한글과 같은 워드 프로세서를 매일 사용합니다. 직장에서 문서를 작성할 때는 물론, 가벼운 메모를 하거나 공지사항을 안내할 때에도 이와 유사한 문서 에디터나 메모 어플들을 활용하고는 하죠.
전세계적으로 100만 개 이상의 기업이 오피스 365를 사용하고 있으며, 마이크로소프트(MS) 워드를 주요 워드 프로세서로 이용하고 있다고 합니다. 또, 5백만 개 이상의 유료 사업체가 Google Workspace를 사용하고 있으며, 이에 딸린 Google Docs를 직장에서 사용하고 있고요.
이러한 문서 작성과 관련된 도구들은 꽤 오랫동안 존재해왔습니다. 지금도 굳건하게 자리잡고 있는 MS Word는 인터넷 초창기 시절인 1983년부터 출시되어 지금까지 사랑받고 있습니다.
디지털 문명은 지금까지 많은 발전을 거듭하였습니다. 오늘날 우리가 사용하는 Google Docs와 같은 클라우드 기반 문서 툴도 역시나 1983년에 처음 개발되었던 구형 MS워드와는 분명히 다른 모습을 띠고 있을 것입니다. 그러나 디지털 문명의 빠른 변화 속도에 걸맞게 우리의 업무 환경도 그만큼 변화했다고 말할 수 있을까요? 여전히 문서 작업을 할 때면 허덕이는 우리의 모습을 떠올려본다면 그렇게 단정지어 말하기는 어려울 것 같습니다.
워드프로세서의 한계
오늘날 대부분의 정보는 디지털 형태로 전달됩니다. Google Docs와 같은 클라우드 기반 문서 에디터들은 실시간으로 연동되는 클라우드 환경을 통해 쉽게 자료를 공유할 수 있도록 하였습니다. 또한 일부 어플들은 문서 관리, 파일 공유, 협업 기능 및 실시간 알림과 같은 기능들을 제공하고 있기도 합니다. 이전에 MS워드로 문서를 작성하고 이메일로 문서를 전송하던 시대보다 업무가 많이 편리해진 것은 사실이지만, 여전히 문서를 작성하고 자료를 공유하는 과정에서 불편함은 존재합니다.
현재 우리가 표준이라 부르는 MS워드나 Google Docs 같은 문서 프로그램들은 몇 가지 한계점이 있습니다.
• 휘발되는 참고 자료
인터넷에 검색만 해도 수많은 정보를 얻을 수 있는 오늘 날 우리는 하나의 짧은 문서를 작성할 때에도 수많은 자료를 참고합니다. 그러나 한글이나 워드에는, 우리가 참고한 문서나 자료를 표시하는 기능이 없습니다. 물론 주석이나 하이퍼링크의 형태로 표시할 수는 있겠지만, 활용도가 떨어지죠. 이러한 문제는 특히나 공동 작업이 필요할 때 크게 드러납니다. 이전의 맥락을 모르는 팀원은 아무리 상세하게 작성된 문서를 전달받더라도 그 맥락을 온전하게 이해하지 못합니다. 만약 ‘이 글은 작성자가 2020년 8월 6일자 중앙일보 칼럼에서, 또 해당 칼럼의 3,4번째 단락을 참고한 것임’을 표시하는 기능이 있다면 어떨까요? 또 그런 참고 자료들이 맥락과 함께 담겨있는 라이브러리 자체를 통째로 공유할 수 있다고 생각해봅시다. 이러한 참조 기능을 활용한다면 많은 문서 업무와 협업이 훨씬 원활해지지 않을까요?
• 제한적인 협업
개선된 지금의 MS워드와 Google Docs와 같은 워드프로세서들에는 일부 협업 기능이 탑재되어 있지만 아무래도 대부분의 기능들이 개인 사용자의 업무에 집중되어 있는 만큼 고도의 협업은 이루어지기 어렵습니다. 가벼운 협업은 팀원들이 동시에 문서를 확인, 작성할 수 있는 것만으로도 충분하겠지만, 많은 이들의 정교한 협업이 필요한 대규모 프로젝트라면 더 나은 해결책이 필요합니다. 예컨대, 한명 한명의 작업 상태를 실시간으로 확인하고, 프로젝트의 진행률을 추적할 수 있는 프로젝트 관리 기능처럼 말이에요.
• 직관적이지 않은 폴더의 위계구조
Dropbox 및 Google Drive와 같은 대부분의 클라우드 플랫폼은 자료를 저장할 때, 표준 폴더 >> 하위 폴더 >> 파일과 같은 수직적인 접근 방식을 사용합니다. 이러한 접근 방식은 언뜻 보기에는 간단하지만, 저장소에 존재하는 수많은 파일들을 수직적인 방향으로만 연결하는 것은 대단히 비효율적인 일입니다. 한 프로젝트의 특정 회의록이 ‘회의록’이라는 이유만으로 다른 프로젝트의 회의록과도 같은 폴더에 저장되어 있는 것이 과연 제대로 된 자료 정리일까요? 현재의 문서 프로그램들이나 드라이브 공간에서는 문서를 위계적인 폴더 체계로만 정리할 수 없다 보니, 수많은 자료들을 맥락에 알맞게 연결하는 것이 매우 어렵습니다.
• 과거에 머물러있는 레이아웃
오늘날 우리는 대부분 수많은 자료들을 참고하며 동시에 문서를 작성하곤 합니다. MS워드만 켜놓고서 처음부터 끝까지 온전히 머릿속에 있는 생각만으로 글을 써내려가는 일은 거의 없죠. 그럼에도 불구하고 문서 프로그램의 레이아웃은 변함이 없습니다. 1983년에 처음 만들어진 MS워드가 지금까지 줄곧 똑같은 빈 용지의 레이아웃만을 제공하고 있는 것이 아이러니하지 않나요? 문서 작성을 위해 참고하는 자료는 기하급수적으로 늘어나는데, 자료와 문서를 한 곳에서 처리할 수 없다는 것이요.
이러한 한계점들은 생각보다 조직의 효율성과 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 그런데 이러한 문제점들을 해결하는 솔루션이 이미 존재한다면요? 업무 효율과 생산성을 위해 문서 협업의 패러다임을 바꾸는 Typed입니다.
문서 업무의 패러다임을 바꾸어나갈, Typed.
Typed는 앞서 말씀드린 수많은 문제점들을 해결할 수 있는 ‘차세대 문서 툴’ 입니다. 다양한 주제를 오가며 지금 이 순간에도 동시다발적으로 많은 협업이 이루어지고 있는 스타트업이라면, ‘문서 작성-자료 관리-협업’을 한 번에 이어주는 Typed에 큰 매력을 느낄 것입니다.
Typed를 통해 문서 업무의 효율성을 폭발적으로 증가시켜보세요.
• 쉽고 빠른 자료 수집
Typed는 단순히 문서를 작성할 수 있는 워드 프로세서가 아닙니다. 문서 작성의 첫 단계인 자료 수집부터 Typed로 시작하세요. PDF 파일 말고도 웹에서 발견한 아티클이나 영상은 웹 클리퍼 기능을 활용해 Typed에 저장할 수 있습니다. 자료가 저장될 문서를 지정하여 바로 수집할 수도 있어요.
• ‘백링크’를 활용한 자료의 연결
Typed에서 작성하는 모든 문서들에는 1) 참고한 모든 파일 형태의 자료들(pdf, docs, url)과 2) 이전에 Google Drive에 저장되어 있는 모든 문서들을 ‘백링크’로 연결할 수 있습니다. 백링크 기능을 잘 활용하여 필요할 때마다 알맞게 자료를 한 곳에 모은다면, 또 한 데 모은 자료들을 팀원들과 공유할 수 있다면 여러분의 업무는 훨씬 간편해질 것입니다.
• 읽기 모드와 하이라이트
Typed에서 크롤링을 통해 복사해온 웹 자료들은 읽기 모드처럼 버튼, 광고나 배경 이미지 등의 군더더기를 제거하고 페이지 상 문자열의 크게나 배치를 읽기 좋게 바꿔주어 사용자로 하여금 글을 가독성 있게 읽을 수 있도록 도와줍니다. 또 수집한 웹페이지의 특정 구절을 ‘하이라이트 버튼’을 통해 색칠하여 인상적으로 읽었던 문장들을 라이브러리에 별도 보관하는 것도 가능합니다.
• 맞춤형 자료 추천
문서를 작성하면서도 도움이 될 자료들이 무엇인지 잘 모르겠다면, Typed의 추천 기능을 활용하세요. 해당 문서의 주제에 알맞게 Typed가 알아서 참고할 만한 자료들을 추천드립니다.
• 네트워크 모드를 통한 시각화
혹시 본인의 머릿속에서는 서로 다른 문서들의 연결 관계가 선명하게 그려지지만, 팀원들에게는 그런 관계가 명확하게 전달되긴 어렵죠. 재무제표(파일 1, 2, 3)를 참고하면서 작성한 리포트(파일 4, 5)를 토대로 만든 PPT(파일6)가 있다고 가정해볼까요? Typed의 네트워크 모드는 팀원들에게도 이 연결 관계가 온전히 전달될 수 있도록 합니다. 위계적인 폴더 구조를 벗어나 자료와 자료 간, 자료와 문서 간 관계성을 시각화해보세요.
•두 개의 문서를 한번에
Typed의 스플릿뷰를 사용한다면, 두 개의 문서를 한 화면에 동시에 띄워놓고서 편집이 가능합니다. 참조한 자료를 활용하면서 동시에 문서를 작성할 때, 또 기존에 작성한 하나의 완결된 문서를 토대로 다른 문서를 작성하려고 할 때, 화면 분할 기능은 매우 유용합니다.
• Google 캘린더와 연동되는 태스크
문서 편집을 마쳤으면 문서를 다른 팀원에게 할당하고 Google Calendar에 표시되게끔 Typed 내에서 마감일을 설정할 수 있습니다. 더 이상 수동으로 마감일을 설정하느라 오류가 발생하거나, 다른 태스크툴을 사용하느라 집중력이 분산될 일이 없습니다.
스마트한 일상을 위한 스마트한 툴
효율적으로 문서를 작성하기 위한 환경을 갖추는 것은 특히나 시작 단계에 있는 초기 스타트업들에게 필수적입니다. 별 고민 없이 기존의 워드프로세서와 클라우드 환경을 활용하여 업무를 시작한다면, 같은 자료를 찾기 위해 헤매는 등 여러분들이 굳이 일일이 해도 되지 않을 앞으로 반복하게 될지도 모릅니다.
‘문서 협업의 비효율을 끝내다’ Typed의 정체성입니다.
자료의 수집부터 문서 작성, 협업, 공유까지 하나의 허브에서 해결하며 배가 되는 생산성을 확인해보세요.
Typed와 함께 생산성 끌어올리기
