일잘러의 회의 진행 방법: 회의록 양식, 작성, 공유

회의록에 어떤 내용을 써야 할지 몰라 고민하신 적 있으신가요? 팀원들이 모여 해야할 일을 논의하고 확인하는 미팅 시간을 헛되게 쓰지 않고 효율적으로 활용하려면 회의록(Meeting note) 작성은 필수입니다. 일잘러 Typer의 회의 진행 방법과 저희의 회의록 양식까지 공유 받아보세요!

Team Typed는 “공유하지 않으면 일을 한 게 아니다”가 회사 이념인 만큼 미팅을 통한 팀 간 소통을 중요시합니다. 그리고 저희 타입드 팀은 “1미팅=1회의록” 원칙에 따라 모든 회의 이전에는 Typed로 회의록를 준비하고 팀원 전부가 회의 전후로 회의록을 확인할 수 있게 합니다.

결과 없이 말로만 진행하는 미팅은 시간 낭비로 이어집니다. Typed는 스마트한 회의록으로 필요한 내용을 채우고, 참고자료를 담고, 피드백을 남기고, 맥락을 확인하며 소중한 시간을 생산적으로 운영합니다. 팀 타입드의 회의록 활용법 함께 살펴보아요!

1. 회의록 준비하기

Team Typed가 일하는 방식을 생생하게 소개하기 위해 저희가 프로젝트 킥오프 미팅(Kick-off Meeting)을 준비하고 진행하는 실제 과정을 공유해 드리려고 해요! 먼저 저희 팀에서는 프로젝트를 이끄는 사람이 미팅 이전에 회의록을 준비합니다.

여러분은 목차만 나열된 빈 문서를 회의록으로 준비하시요? 저희 팀은 목차만 있는 회의록은 맥락을 파악하기에 부족하다고 느꼈어요! 팀 타입드에서 회의 주최자는 문서 협업 툴인 Typed를 이용해 회의록을 준비하는데요, 먼저 <현재 라이브러리>에 미팅에 필요한 문서, pdf, url 참고자료를 담아둡니다. 그리고 라이브러리에 담은 참고자료를 <섹션> 별로 분류하여 맥락과 필요에 따라 참고자료를 확인할 수 있도록 합니다. 타입드의 참고자료는 궁금증을 스스로 해결하게 도와줌으로써 시간을 절약하고 소통의 질을 올려줍니다!

2. 회의록 공유

다음으로는 <검토 요청> 기능으로 팀원에게 회의록을 보냅니다. 회의 주체자가 작성한 회의록을 팀원들이 미리 확인해야 효율이 높아지는데요, Team Typed는 카카오톡이나 메일과 같은 별도의 소통 도구를 사용하지 않고 Typed 하나만으로 피드백을 교환합니다. 팀원들은 <검토 알림함>에서 사전에 미팅 노트를 확인하고 <검토 완료> 버튼을 눌러 확인했음을 알려요. 즉 창을 껐다 켰다할 필요 없이 문서를 보며 바로바로 소통할 수 있는 것이죠!

3. 회의 진행하기 & 회의록 작성

미팅 전 <검토 요청> 기능으로 모든 팀원이 회의의 맥락을 파악한다면, 소중한 미팅 시간을 효율적으로 활용할 수 있어요. 이번에는 저희 팀이 미팅을 진행하고 회의 결과를 작성하는 방법을 함께 살펴보시겠어요?

Team Typed는 회의에서 모든 팀원이 Typed로 만든 회의록에 동시에 접속해서 논의 내용을 실시간으로 확인합니다. 회의 중 개인적으로 궁금한 부분이 떠오르면 구글에서 키워드를 검색한 후 확장프로그램으로 Typed <Inbox>에 URL 링크를 저장해요. 그리고 <스플릿 뷰>로 자료를 바로바로 참고합니다.

본격적으로 회의가 시작되면, 회의록을 제작한 사람이 현재 진행하는 프로젝트의 배경과 목표를 <스플릿 뷰> 기능으로 소개합니다. 그리고 논의를 진행하면서 타입드 팀원이 내준 반짝이는 아이디어를 바로바로 회의록에 기록하고 정리해요.

회의가 마무리될 때 Team Typed는 각 팀원이 회의 이후 해야할 일인 ‘액션 아이템(Action Item)’을 수립하여 회의가 말로만 끝나지 않고 프로젝트가 실제로 진행되게 합니다. 액션 아이템은 구글 캘린더 태스크 기능과 연동되는 타입드 <태스크>로 담당자와 마감일을 지정해요.

만약 진행한 회의가 후속 논의가 필요한 킥오프 미팅(Kick-off Meeting)이었다면 반드시 다음 회의 날짜를 잡아요. 그리고 다음 회의의 회의록을 준비할 때는 지난 회의록을 <참고자료>로 담아서 회의가 연속적으로 진행될 수 있게 해요. 

지금까지 Team Typed가 Typed 회의록으로 스마트하게 회의를 진행하는 방법 보여드렸는데 어떠셨나요? Typed를 활용하면 폐쇄적인 기존의 문서 틀에서 벗어나 정보를 풍부하게 사용할 수 있어요. 다른 워드프로세서와 달리 타입드에서는 모두가 쉽고 빠르게 참고자료를 추가할 수 있고 이렇게 모아진 자료는 백링크를 통해 체계적으로 연결됨으로서 팀 맞춤형 자료 추천으로 이어지기 때문이에요. 또 타입드 내의 문서 기반 커뮤니케이션 기능은 불필요한 소통을 줄이고 업무 이해도는 높여줘요.

빠른 팀의 성장을 위해서는 회의록뿐만 아니라 PRD 문서, IR 자료, OKR 문서와 같은 문서도 중요하다는 것을 알고 계실텐데요, 이러한 문서도 타입드로 작성하는 법 확인해보세요! Typed를 이용하면 타입드가 자동으로 문서와 문서를 나아가 생각과 생각을 연결해줄 거에요. 문서는 결국 프로젝트를 담는 그릇인데요, 좋은 프로젝트를 좋은 그릇에 담으면 회의의 능률 뿐만 아니라 프로젝트 전체의 생산성이 높아질 거에요!