기하급수적으로 생산되는 문서
스타트업에서의 하루는 아주 빠르게 흘러갑니다. 그리고 할 일을 처리하는 속도보다 할 일이 생기는 속도가 더 빠르죠! 스타트업을 이끄는 창업자나 CEO라면 혹은 개인 사업을 하고 있다면 온종일 다양한 맥락과 정보를 다뤄야 합니다.
새로운 직원을 뽑기 위해 면접에 들어갔다가 5분도 지나지 않아 온라인으로 투자자 미팅을 진행하고, 투자자 미팅이 끝나자마자 진땀을 빼며 고객의 컴플레인을 처리하고는 합니다. 이렇게 비즈니스를 개발하다 보면 다양한 상황과 맥락을 다뤄야 합니다. 그러다 보면 드라이브 내 문서의 종류도 천차만별로 많아집니다.
문서는 발자취처럼 남습니다
Typed는 마케팅, 사업전략, 디자인, 개발 등 모든 분야에서 준 전문가가 되어 정보를 확인하고 공유하는 스타트업 대표님들처럼 ‘정보 관리’가 필요한 분에게 딱 맞는 업무 툴입니다. 요즘은 꼭 조직의 대표가 아니더라도 정보 관리가 필요합니다. 우리는 때로는 크리에이터로, 때로는 학생으로, 때로는 사업가로 생활하며 다양한 맥락의 정보를 만들어내고 있기 때문입니다.
드라이브 정리해야 정보 파악 가능?
책과 지식의 대중화가 시작되던 계몽시대 비평가 샤를 보들레르는 ‘정보가 많아질수록 그 의미는 적어진다’라고 말했습니다. 백과사전을 통해 처음 지식의 체계화가 시작될 때부터 정보의 양적 팽창에 대한 우려가 있었던 것입니다. 계몽시대에 정보가 산술급수적으로 생산됐다면 지금은 정보가 기하급수적으로 생산되고 있습니다. 보들레르가 경고했던 것처럼 정보는 많지만 혹시 그 의미는 더 적지 않으신가요?
특히 개인적인 정보는 기억에 의존해서 관리할 수 있다고 하더라도, 조직에서 디지털 정보 관리 시스템이 마련되어 있지 않다면 우리는 진짜 필요한 일을 하는 게 아니라 드라이브에서 정보를 찾고 정리하는 데 더 많은 시간을 낭비하게 됩니다.
파일 폴더 하나씩 열어서 찾나요?
실제로 지식 근로자의 54%가 이메일과 각종 메시지에 응답하는 것보다 파일이나 자료를 찾는 데 더 많은 시간을 소비한다고 합니다. 모든 직원이 사무실에 함께 일하던 몇 년 전까지만 하더라도 옆 동료에게 필요한 파일을 묻고 찾을 수 있었습니다.
그러나 점점 더 많은 기업이 원격 근무 환경에 익숙해지며 디지털 자료를 찾는 일이 더 어려워지고 있습니다. 또한 자료의 양도 기하급수적으로 늘어나며 팀원들이 필요한 자료를 드라이브에서 적시에 찾을 수 있도록 하는 파일 관리 시스템에 대한 필요성은 커지고 있습니다.
드라이브 내 파일 폴더로 찾는 게 최선일까요?
많은 기업이 디지털 전환을 시작하며 ‘드라이브’를 도입했습니다. 이제는 함께 구글 드라이브 혹은 네이버 클라우드에 정보를 저장하는 것이 익숙해졌습니다. 그러나 구글 드라이브와 같은 온라인 저장 클라우드 서비스는 정보를 쉽게 ‘저장’하는 서비스는 제공하지만, 정보를 쉽게 ‘찾고’ 관련 정보를 ‘추천’해서 만들어진 정보를 ‘활용‘하게 해주는 서비스를 제공하고 있지 않습니다. 여러분은 구글 드라이브를 이용하며 아래와 같은 상황을 겪은 적이 있으신가요?
• 첫 번째 상황
발표 자료를 보고 대본 작성을 거의 마무리해가는 즈음에 지금 보던 발표 자료가 최신 버전이 아니라는 것을 깨달아요. 그리고 다른 팀원이 수정한 가장 최근의 발표자료를 찾기 위해 메일 수신함을 뒤져봐요. 메일 수신함에서 찾은 발표자료를 다운로드 받아 대본 작업을 다시 시작해요.
• 두 번째 상황
중요한 프로젝트를 마무리하고 이를 홍보하기 위한 PR 기사를 작성하려고 해요. 기사에 디자인 팀에서 저번에 만든 이미지를 첨부하고 싶지만 파일이 어디 있는지 기억이 나지 않아요. 드라이브에서 10분 넘게 파일을 검색해봤지만 결국 이미지를 찾지 못해요. 번거롭지만 디자인 팀에 이메일을 보내 파일을 다시 요청해요.
• 세 번째 상황
성과 평가 기간을 맞이하여 직원들의 성과를 살펴보려고 해요. 그런데 1년 간 직원들의 성과를 어디서 확인해야할지 모르겠어요. 메일로 받았던 여러 자료와 드라이브 내 팀원들이 만든 문서를 열어보지만, 누가 어떤 문서를 어떤 맥락에서 작업했는지 확인할 수 없어요. 시간은 시간대로 낭비했지만 각 팀원의 성과는 정확히 파악하지는 못해요. 결국 직감에 의존하며 모호한 평가를 내려요.
드라이브 파일 관리 시스템의 부재 때문입니다.
혹시 위 상황이 익숙한가요? 위 문제는 여러분이 일을 못해서 발생하는 문제가 아닙니다. 오히려 정보의 생산은 잘 이뤄지고 있습니다. 이러한 상황은 정보 생산 능력이 없어서가 아니라 지금 사용하고 있는 드라이브 내 파일 관리 시스템이 없어서 발생하는 문제입니다. 즉 이러한 문제 상황은 드라이브 정보 관리 시스템의 필요성을 알려주는 신호입니다.
오늘의 포스팅에서는 열악한 파일 관리 시스템이 팀의 업무 진행에 어떠한 영향을 미치는지 그리고 이러한 문제를 해결할 드라이브 정보 관리 시스템 Typed에 대해 소개해 드리겠습니다!
조직에는 파일 관리 시스템이 필요합니다.
일은 별로 안 했는데 왠지 모르게 피곤한가요? 그렇다면 협업 과정에 비효율이 숨어 있을 가능성이 큽니다. 대부분의 팀은 적합한 파일 관리 시스템을 갖추지 못해 시간과 자원을 낭비하고 있는데요. 아래 네 가지 상황에 우리 팀이 해당하는지 확인해보세요!
‘파일 찾기’와 ‘업무 중복’부터 줄이자
맥킨지 리포트에 따르면, 직장인들은 평균적으로 하루 2.5시간을 불필요한 정보를 찾는 데 낭비하고 있다고 합니다. 여러분은 문서를 찾는데 얼마나 많은 시간을 사용하고 있난요? 또한 같은 목적과 내용의 문서가 다른 사람에 의해 중복되어 만들어진 적이 있지 않으신가요? Asana의 조사에 따르면 팀 작업 시간의 13%가 실제로 이미 있는 파일을 또 만드는 데 소요된다고 합니다.
드라이브 내 파일 위치를 찾기 위해 소요된 시간과 같은 일을 한 번 더 하느라 낭비된 시간을 소프트웨어 서비스를 도입하여 생산적인 시간으로 만들어보면 어떨까요? 합리적인 파일 관리 시스템이 있다면 조직의 입장에서 불필요한 시간을 최소화할 수 있습니다.
그 문서 드라이브 어느 폴더에 있더라?
파일명으로 검색할 수 있는 기능이 생겼지만, 이 방법도 결국 기억에 의존합니다. 만약 ‘날짜_작성자_파일명’과 같은 파일명 매뉴얼을 정해놓았다면, 하나의 파일을 찾기 위해서 날짜, 작성자, 파일명이라는 세 가지 정보를 기억해야 합니다. 만약 파일명을 기억하지 못했다면, 다시 폴더를 하나씩 뒤지며 파일을 찾아야 합니다.
왜 드라이브 내 문서의 위치를 찾기가 어려울까요? 드롭 박스나 구글드라이브와 같은 클라우드 서비스는 ‘표준 폴더 >> 하위 폴더 >> 파일’ 구조의 수직적인 접근 방식을 활용합니다. 따라서 하나의 문서를 찾기 위해서 ‘4개의 폴더명‘을 기억해야 하는 비효율이 발생합니다.
즉 기존 드라이브 서비스는 위계적인 접근 방식을 취하기 때문에 문서를 찾으려면 ‘폴더 위계 구조 전체’나 ‘파일명’을 정확하게 외워야 합니다. 업무 이외의 불필요한 노동이 발생하는 것이죠.
이 문서 드라이브에 이미 있었네!
같은 내용의 문서가 중복해서 만들어지는 이유는 무엇일까요? 위계적인 드라이브 폴더 구조 내에서는 파일이 서로 어떻게 연결되어 있는지 파일 간 관련성을 파악할 수 없기 때문입니다.
예를 들어 같은 프로젝트를 다루는 두 문서 중 하나는 회의 노트 폴더에 다른 하나는 마케팅팀 폴더에 들어 있는 것입니다. 그러나 위계적인 드라이브 폴더 구조에서는 두 문서가 가까운 문서라는 것을 표현할 방법이 없습니다. 수직적인 드라이브 구조에서는 ‘폴더’라는 딱딱한 구조를 벗어나 상황에 맞게 여러 문서를 자유롭게 연결할 방법이 없습니다.
‘문서 간 관계’를 자동으로 알려주는 시스템
따라서 구글 드라이브, 원 드라이브, 네이버 클라우드와 같은 기존의 수직적인 드라이브 서비스는 개별 사용자에게는 적합하지만, 팀 협업에는 어울리지 않습니다. 기존 드라이브 서비스는 개인의 파일 관리 기능은 지원하지만, 여러 파일의 관련성을 계산하고 문서와 문서 간 관계를 저장하는 기능은 제공하지 못하기 때문이죠.
만약 모든 팀원이 ‘문서와 문서 간 관계’를 자동으로 알 수 있다면 어떨까요? 시스템이 문서 간 관련성을 계산하여 이를 기반으로 가장 관련성이 높은 문서를 추천해준다면, 파일의 저장 위치를 기억할 필요 없이 쉽게 찾을 수 있을 것입니다. 또한 중복되는 문서를 만드는 일도 없앨 수 있습니다.
드라이브 문서 접근 권한 요청 드립니다!
현재 드라이브 시스템의 또 다른 문제는 번거로운 권한 관리입니다. 과거에는 디지털 정보가 플로피 디스크와 같은 물리적인 상품에 저장되고 관리됐습니다. 따라서 IT 팀은 온라인 상에서도 그리고 오프라인에서도 서버와 정보를 관리해야 했습니다.
이제는 물리적인 형태의 서버에서 클라우드 기반 스토리지로 기업들의 저장소가 전환되었습니다. 저장 공간은 혁신적으로 변했지만, 저장 방법은 여전히 그대로입니다. 물리적인 형태의 서버가 존재하던 시절 팀 구성원이 파일에 접근하기 위해서는 IT 팀의 허락을 받거나 서버 연결 장치를 가지고 있어야 했습니다.
기업 내 정보가 클라우드 기반 드라이브에 저장되며 물리적인 도구는 불필요해졌지만, 파일에 접근 권한을 부여 받는 그 구조는 그대로입니다. 구글 드라이브에서 특정한 파일에 접근하고 싶다면 각각의 파일마다 따로 권한 관리를 해야 합니다. 외부인에게 문서를 전달하고 싶다면 문서의 권한을 확인하거나 외부인을 편집자로 추가하고, 문서의 링크를 복사하거나 다운받고 이를 다시 메일에 첨부해야 합니다. 문서의 권한 관리 쉽게 할 방법 없을까요?
문서 마감일 확인해주세요!
또한 현재의 드라이브 서비스는 각 문서 내 마감일을 지정할 수 없습니다. 따라서 각 팀원이 개별적으로 마감일을 관리하거나 구글 캘린더나 달력 어플 같은 일정 관리 소프트웨어 서비스를 별도로 도입하여 마감일을 관리합니다. 그러나 문서로 일하고 있다면 문서가 만들어지고 저장되는 바로 그 공간에서 담당자와 마감일을 관리하는 것이 가장 편리하지 않을까요?
우리 팀을 위한 파일 관리 시스템, ‘Typed’
‘그래서 일하는 데 시간을 얼마나 쓰고 있지?’라는 질문에서 Typed는 출발했습니다. 계산해 보면 생각보다 일하는 시간은 적습니다. 팀원들은 파일 찾기, 메일 쓰기, 문서 확인하기와 같은 어떻게 보면 불필요한 일에 많은 시간을 쓰고 있었습니다.
특히 많은 한국 조직은 업무용 메일과 카카오톡을 중복해서 사용하며 팀원들이 제대로 일에 집중하지 못하고 있었습니다. Typed는 팀이 일을 잘하려면, 팀원이 일할 시간을 확보하는 것이 출발점이라고 생각하여 팀의 생산성 강화 툴 Typed를 개발했습니다.
Typed는 팀의 파일 편집, 파일 저장, 파일 관리, 파일 전 달 등 문서와 관련된 모든 과정을 효율적으로 바꿔주는 해결책입니다. Typed와 함께 팀의 생산성이 폭발하는 경험을 해 보세요!
문서를 제대로 ‘활용’해서 일해 보세요.
문서 협업 툴 Typed에서 문서를 작성할 때는 다른 관련 파일들을 함께 화면에 띄워놓고 작업할 수 있습니다. 따로 듀얼 모니터를 설치하지 않아도 듀얼 모니터의 효과를 누릴 수 있는 것입니다. 그리고 이렇게 문서를 동시에 보여주는 스플릿 뷰 기능을 이용했다면 Typed가 자동으로 해당 문서와 참고 문서가 관련 있다고 판단하여 두 문서를 서로 종속적인 관계로 저장합니다.
문서를 참고만 했을 뿐인데, 자연스럽게 두 문서를 연결하는 백링크가 형성된 것입니다. 이러한 타입드 백링크 기능의 강력함을 한 번에 실감하기는 어렵습니다. 그러나 일을 하면 할수록, 문서를 만들면 만들수록 쌓여가는 문서 간 백링크는 곧 그 자체로 팀의 자산이 됩니다.
Typed 내 자료와 자료 간, 자료와 문서 간 관계성이 정의되고 이러한 자료들이 쌓이면 의식적으로 노력하지 않아도 Typed가 알아서 필요한 자료를 그때그때 추천해 주기 때문입니다. 이것이 Typed가 제2의 두뇌가 되는 이유입니다!
네트워크 모드를 통해 직관적으로 확인하세요.
Typed는 이렇게 저장한 문서와 문서 간 관계를 네트워크 모드를 통해 시각적으로 표현합니다. 본인의 머릿속에서는 각 자료가 서로 어떻게 연결되어 있는지에 대한 이미지가 선명하게 그려질 수 있겠지만, 여러 파일을 폴더째 전달받은 팀원에게는 입체적인 관계가 전달되지 않습니다.
Typed 내에서는 파일 간 관계를 마인드맵 혹은 거미줄처럼 연결한 그림을 제공합니다. 따라서 해당 프로젝트에 대해 배경지식이 없는 사람도 누구나 직관적으로 프로젝트의 맥락을 이해할 수 있습니다. 프로젝트를 인수인계하거나 소개할 때 타입드의 네트워크 모드를 이용해 보세요!
문서에서 바로 담당자와 마감 시간을 설정하세요.
Typed에서는 마감 시간도 문서 내에서 바로 설정할 수 있습니다. 문서 작성을 마쳤다면 타입드 검토 요청 기능으로 담당자와 마감 일자를 설정하고 검토를 요청해 보세요!
문서 내에서 검토 요청을 보낸다면 가장 쉽고 명확하게 업무를 요청할 수 있습니다. ‘부장님 좋은 아침입니다’, ‘날씨도 쌀쌀한데 건강 유의하고 시간 나실 때 회신 부탁드리겠습니다’와 같은 메시지를 작성하는 데 들였던 수고로움을 덜 수 있는 것은 덤입니다! 담당자와 마감일을 문서 내에서 명확하게 설정해 보세요. 팀의 성과가 서서히 개선되는 것을 확인할 수 있을 거예요.
Typed, 협업의 비효율을 끝내다
책상을 정리하고 사무실을 정돈하고 있지만, 정작 컴퓨터 속 수많은 파일을 관리하는 데는 무관심하지 않으셨나요? 개인이 도저히 관리할 수 없는 방대한 양의 디지털 정보가 오가는 오늘날, 기업이 정보를 저장하고 관리하는 방식은 점차 기업의 성패를 가르는 결정적인 요소가 되고 있습니다.
러시아의 작가 막심 고리키는 “일이 즐거우면 인생은 낙원이다! 일이 괴로우면 인생은 지옥이다!”라고 말합니다. Typed를 도입함으로써 번거로운 일은 줄이고 핵심적인 일에 집중해 즐겁게 일해 보세요!
Jooheon / Marketing Manager
드라이브 고민 없애고 싶다면?
